艺术设计学院自行采购管理办法

2022年9月

为加强学院物资采购管理,规范物资采购行为，提高资金使用效益，促进采购廉政建设，依据《上海工程技术大学国有资产管理办法》和《上海工程技术大学采购管理办法》及其他相关法规的规定，特制定本办法。

一   组织与管理机构

第一条   采购与招投标工作领导小组是学院采购与招投标工作的领导机构，由学院党政班子和相关部门负责人或项目负责人组成，其主要职责为：（一）负责对全院及项目采购与招投标工作进行统一管理和指导；（二）审议采购与招投标工作的相关规章制度和工作方案；（三）审议采购与招投标工作中的重大事项及重大问题。

第二条  艺术设计学院中心实验室是学院采购与招投标工作的归口管理部门，在学院的领导下，负责相关工作的组织与实施，其主要职责为：（一）贯彻执行国家、上海市以及学校学院采购与招投标相关的政策法规；（二）建立健全学院采购与招投标管理的规章制度；（三）编制学院年度采购计划，组织实施采购计划的执行；（四）负责进口设备采购的论证、备案、结算；（五）负责大型仪器设备的购置可行性论证；（六）负责采购与招投标相关文件资料的整理和归档；（七）负责对招标代理、外贸代理和供应商的考核和监督；（八）其他采购与招投标的相关事务。

二   采购原则和执行方式

第三条  采购工作应当遵守法律法规，遵循学校所有招标要求以及依据本办法规定的权限、程序和“公开、公平、公正”和“诚信”的原则开展采购工作。

第四条  四技项目中所涉及的代制外协类设备，属于本办法管理范围。

第五条  学校授权自行采购方式包括直接采购和比价采购。

（一） 直接采购，是指需求部门直接从供应商处进行采购的方式。

（二）比价采购，是指需求部门邀请数家供应商（不少于3家）提供正式产品报价后，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的采购方式。

第六条  上海市当年集中采购目录以外，预算金额在自行采购方式的选择应遵循以下规定：

（一）预算金额在5万元以下的货物与服务采购项目，以及预算金额在20万元以下的工程类采购项目，可采用直接采购方式；

（二）预算金额在5 万元以上（含）、20 万元以下的货物与服务采购项目，可采用比价采购方式或申请学校统一采购；

（三）学校遴选了协议供应商的采购品目，应按规定在协议供应商中选择采购。

第七条  自行采购的项目需求人负责的项目，其主要工作职责为:

(一)负责按照预算执行要求制定自购采购计划，并按采购计划预定的时间节点完成申购、采购流程;

(二)负责(或参与)项目的立项申报论证，落实采购资金，提出采购申请;

(三)负责项目采购相关材料的准备，参与采购文件的编制、技术释疑以及后续的项目评审工作;

(四)负责合同的洽谈、起草及签订等相关工作；

(五)负责合同执行及项目验收等相关工作；

第八条  单一来源自购

单一来源自购是指自购人从某一特定供应商处采购货物、工程或服务的采购方式。符合下列情形之一的自购项目，可以采用单一来源方式采购:

(一)只能从唯一供应商处采购的；

(二)发生了不可预见的紧急情况，不能从其他供应商处采购的;

(三)必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额10%的采购项目。

第九条   采购人必须认真了解厂商的资信情况（经营范围、履约能力、法人资格、签约人情况）等。

第十条  询价

询价是指学院中心实验室受采购与招标工作领导小组授权，向符合资格条件的供应商发出采购货物询价通知书，要求供应商一次报出不得更改的价格，采购人从询价小组提出的成交候选人中确定成交供应商的采购方式。询价方式可用于货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度较小的采购项目。

第十一条  严禁“先购置，后申请”的自行采购行为。

三   采购程序

第十二条 由学院需求人递交采购申请，由经费负责人审核通过，经学院采购与招标工作领导小组审核，由中心实验室报学校资产与实验室管理处(招投标中心)审核确定采购方式后，按项目性质依法依规实施分类采购。

第十三条 以下采购项目(不包括纳入政府集中采购目录的采购项目)，由经费负责人同意后可直接实施采购，无需在线提交采购申请:

(一)单价小于 500 元且批量采购金额小于 5000 元的货物 (化学品除外);

(二)采购金额小于2 万元的服务项目和年度服务项目;

(三)采购金额小于 20 万元的工程项目。

第十四条 化学品、气体的采购申请，由经费负责人、申购实验室负责人、学院实验室主任、院长、学校安全办公室和资产与实验室管理处(招投标中心)审核通过后，方可实施采购。

第十五条 采购涉密设备(含软件)须走线下申购程序，经信息化办公室、保密办公室和资产与实验室管理处(招投标中心) 审批通过后方可实施。具体要求和程序按学校保密物资管理要求执行。

第十六条 采购金额小于 20 万元的工程项目采购流程按基建相关制度执行。

第十七条 招标项目采购流程应按《上海工程技术大学招投标管理实施办法》执行;预算金额在 10 万元以上的项目，不可自采，需按招标项目采购流程，参照《上海工程技术大学招投标管理实施办法》执行。

四    合同签订

第十八条  为了维护学校的合法权益，凡金额超过2万元（含）人民币的货物与服务类采购项目，必须签订（供货）合同，按《上海工程技术大学货物与服务采购合同管理办法》执行。

采购申请部门必须认真了解厂商的资信情况（经营范围、履约能力、法人资格、签约人情况）等，确认合同商务条款、技术条款（技术指标、性能特点和系统功能等）。

五    验收入库

第十九条  单价或批量总价未达到限额的物资设备到货后，由实验室根据合同规定自行组织验收，验收后登陆资产管理信息系统按照系统规定提交相关材料，资产处经审核后完成验收流程。原值单价超过 10 万元(含)的教学科研仪器设备的验收入库按《上海工程技术大学大型仪器设备管理办法》执行;其他货物的验收入库按《上海工程技术大学固定资产管理办法》及《上海工程技术大学低值耐用品、材料、易耗品管理办法》执行。

第二十条  服务类项目完成后由项目申请人验收并填写服务验收单，经费负责人同意，学院负责人批准后，交学院中心实验室备案。

六    档案管理

第二十二条 采购工作结束后，由学校资产与实验室管理处(招投标中心)负责将采购和招投标过程中的相关文件资料整理归档，学院艺术设计中心实验室对自购项目进行全流程的文件资料整理归档。

第二十三条 工程类项目的合同正本由基建处负责归档，副本移交资产与实验室管理处(招投标中心)及学院艺术设计中心实验室备份。

七   纪律与监督

第二十四条 采购相关人员均应遵守法律法规并依据本办法规定的权限、程序开展采购工作。

第二十五条 采购相关人员应对照《上海工程技术大学采购与招投标工作负面清单》，严格自我约束，廉洁自律，主动接受监督，不得以任何方式非法干预和影响采购与招投标过程和结果。

第二十六 条 学校采购工作实行回避制度。在采购活动中，采购需求编制人员、审核人员、采购管理人员等与供应商有利害关系的，必须回避。

第二十七条 任何部门和个人有权对学校采购与招投标活动中的违法、违规行为进行检举和投诉。在采购与招投标工作涉嫌违法违纪的，按法律法规和学校相关规定进行处理。

八   附则

第二十八条 本办法未尽事宜按国家相关法律法规执行。

第二十九条 本办法自下发日起试行，并将通过教代会审核通过后正式执行。

第三十条本 办法由学院艺术设计中心实验室和学校资产与实验室管理处（招投标中心）负责解释。